Багато s. r. o. мають зразок протоколу загальних зборів, який роками копіюють: дата, присутні, пункти порядку денного, два підписи. Для схвалення фінансової звітності такий зразок і надалі достатній. Проте для кількох рішень Торговельний кодекс вимагає офіційно засвідченого підпису голови, а від 17. 8. 2026 для трьох видів рішень — нотаріального протоколу, при цьому він розрізняє, чи має товариство одного, чи кількох учасників. Протокол у неправильній формі потім не можна використати як документ для реєстру, а рішення легко поставити під сумнів.
Що має містити кожен протокол
Зміст протоколу визначає закон незалежно від того, про що ухвалювалося рішення:
Протокол про загальні збори містить a) комерційне найменування та місцезнаходження товариства, b) місце і час проведення загальних зборів, c) ім’я голови загальних зборів і секретаря, d) опис розгляду окремих пунктів порядку денного загальних зборів, e) рішення загальних зборів із зазначенням результату голосування.
Протокол підписують голова і секретар, а до нього додаються пропозиції та заяви, подані на зборах, і список присутніх учасників (§ 127a ods. 3). За рішень, які вимагають кваліфікованої більшості, наприклад при зміні установчого договору або статутного капіталу (§ 127 ods. 4), з результату голосування має бути очевидно, що більшості досягнуто.
Три рівні форми залежно від порядку денного
Залежно від того, що є в порядку денному, протокол належить до одного з трьох рівнів:
| Порядок денний загальних зборів | Форма |
|---|---|
| фінансова звітність, розподіл прибутку, звичайні рішення | підпис голови та секретаря |
| збільшення або зменшення статутного капіталу, негрошовий внесок, припинення товариства або зміна організаційно-правової форми, продаж підприємства або його частини, призначення чи відкликання прокуриста, винагорода директорів, відмова від посади на зборах | офіційно засвідчений підпис голови (§ 127a ч. 3) |
| призначення або відкликання директора, інше співвідношення голосів, ніж установлене законом, зміна статутного капіталу, яка змінює співвідношення часток | перебіг, засвідчений нотаріальним протоколом (§ 127a ч. 4) |
Найбільша зміна стосується директорів. Їх призначення чи відкликання вже не тримається на підписі під протоколом — нотаріус має бути безпосередньо на засіданні:
Перебіг загальних зборів має бути засвідчений у формі нотаріального протоколу, якщо їх порядком денним було схвалення рішення згідно з a) § 125 ч. 1 п. d), якщо рішенням загальних зборів визначається інше співвідношення голосів учасників, ніж установлене в § 127 ч. 2, b) § 125 ч. 1 п. e), якщо на його підставі змінюється співвідношення часток у товаристві, і c) § 125 ч. 1 п. f), якщо йдеться про призначення або відкликання директорів.
У s. r. o. з кількома учасниками закон у цих справах іншої форми не допускає, навіть документа, авторизованого адвокатом. Вимога пов’язана з порядком денним зборів: якщо в ньому є хоча б один пункт, який вимагає нотаріального протоколу, засвідчується перебіг усього засідання. Тому за широкого порядку денного можна розглянути, чи не розглянути звичайні пункти та зміну директора на окремих засіданнях.
Єдиний учасник: письмове рішення та вибір форми
Якщо товариство має єдиного учасника, загальні збори не проводяться, а учасник ухвалює рішення письмово. За рішень, для яких на зборах вимагається офіційно засвідчений підпис голови, має бути офіційно засвідчений підпис єдиного учасника. Проте для рішень із § 127a ч. 4 закон пропонує дві рівноцінні форми:
Якщо йдеться про рішення згідно з § 127a ч. 4, рішення єдиного учасника має бути складене у формі нотаріального протоколу про правочин або у формі документа, авторизованого адвокатом.
Авторизація при цьому означає не лише підпис перед адвокатом. Адвокат складає документ, установлює особу того, хто діє, і оцінює, чи правочин не суперечить закону і чи не виникне через нього шкода (§ 1a ods. 2 zákona č. 586/2003 Z. z.). Офіційно засвідчений підпис, нотаріальний протокол і авторизація — три різні інститути. Закон про торговий реєстр допускає між ними одну заміну: якщо Торговельний кодекс вимагає, щоб підпис на документі для реєстрації був офіційно засвідчений, засвідчення не вимагається для документа, складеного у формі документа, авторизованого адвокатом (§ 50 ods. 4 zákona č. 29/2026 Z. z.). На нотаріальний протокол ця заміна не поширюється, тож засвідчення перебігу зборів s. r. o. з кількома учасниками у випадках згідно з § 127a ч. 4 авторизація не замінить. Різницю між засвідченим підписом і авторизацією розглядає також питання засвідчений підпис чи авторизація.
Чеське s.r.o.: публічний документ при зміні установчого договору
У Чехії форма залежить від іншого критерію. Рішення загальних зборів про зміну змісту установчого договору, про рішення, наслідком якого установчий договір змінюється, про допущення негрошового внеску чи про припинення товариства з ліквідацією та про інші обставини, наслідки яких настають лише з реєстрацією в торговому реєстрі, засвідчується публічним документом (§ 172 v spojení s § 171 ods. 1 zákona č. 90/2012 Sb.). Його частиною є і схвалений текст зміни установчого договору та поіменне зазначення учасників, які за зміну голосували. Тому словацький і чеський зразки протоколу між дочірніми компаніями у групі просто взаємозамінити не можна.
Як мати документи в порядку
Перед кожними зборами співвіднесіть із пунктами порядку денного потрібну форму і відповідно до цього забезпечте нотаріуса, засвідчення підпису або авторизацію. Якщо рішення змінює установчий договір, підготуйте одразу і його повний текст, який подається до збірника документів (§ 34 п. c) Закону № 29/2026 Z. z.). Збори, включно із запрошенням, протоколом і нотаріусом, організуємо в межах послуги загальні збори. Протоколи та рішення органів, включно з їх оновленням при змінах закону, покриває послуга корпоративна документація s.r.o.; словацьке і чеське товариства мають кожне власний пакет.
Ця стаття містить загальну правову інформацію станом на 12 вересня 2026 р.. Вона не є юридичною послугою чи консультацією щодо вашої конкретної справи. Законодавство змінюється, а обставини вашої ситуації можуть відрізнятися. Перед ухваленням рішення перевірте належний порядок дій або зв’яжіться з нами.
