Зміна та виключення уповноваженої особи в RPVS

Уповноважена особа — це не консультант, якого компанія залучає для власного спокою, а встановлена законом функція, без якої запис у Реєстрі партнерів публічного сектору не може існувати. Заяви подає виключно вона, і реєстр допускає завжди лише одну. Якщо попередня уповноважена особа припиняє діяльність, перестає займатися справами або ви просто більше їй не довіряєте, єдиний шлях — заміна.

Коли змінюють уповноважену особу

Найпоширеніші практичні ситуації: попередня уповноважена особа домоглася свого виключення з реєстру, і для компанії вже триває строк; компанія має відкрите кваліфіковане звернення або вимогу суду та потребує особи, яка захистить запис; група після придбання консолідує консультантів; або в іноземній структурі власності з’ясувалося, що ідентифікацію кінцевих бенефіціарних власників провели лише «до першого рівня». І нарешті, цілком прозаїчна ситуація: щорічну перевірку проводять в останню мить або не проводять узагалі, а компанія дізнається про стан реєстру з вимог, а не від своєї уповноваженої особи.

Щодо виключення попередньої уповноваженої особи за її власною заявою закон говорить чітко:

«Якщо уповноважену особу виключено за її заявою, партнер публічного сектору зобов’язаний забезпечити реєстрацію нової уповноваженої особи не пізніше ніж протягом 30 днів від дати виключення, включно з перевіркою ідентифікації кінцевого бенефіціарного власника відповідно до § 11 ч. 2 п. b).» — § 10 ч. 2 Закону № 315/2016 Z. z.

Пропуск строку — не формальність: якщо прострочення партнера щодо нової уповноваженої особи перевищує 30 днів, інша сторона договору набуває права відмовитися від договору.

Аудит прийняття справ — що ми зробимо насамперед

Перш ніж щось подавати, ми оцінимо обґрунтованість наявного верифікаційного документа та відповідність запису фактичній структурі власності. Результат буде письмовим — ми чітко викладемо його для вас письмово навіть тоді, коли виявимо проблему. Якщо документ містить помилку, ви дізнаєтеся про це від нас раніше, ніж від реєстраційного суду.

Це не додаткова послуга, а захист обох сторін. Уповноважена особа поручається за штраф, накладений на члена статутного органу, якщо вона була зареєстрована на момент порушення обов’язку, і звільняється від цього лише тоді, коли доведе професійну обачність. Адвокат, який приймає запис без перевірки, наосліп приймає й цей ризик, а клієнт дізнається про проблему в найгірший можливий момент.

Прийняття справ з успадкованою проблемою

Відкрите кваліфіковане звернення, вимога реєстраційного суду, пропущена щорічна перевірка. У провадженні щодо звернення тягар доказування несе партнер: він повинен достовірно довести, що зареєстровані дані є правдивими та повними, інакше суд ухвалить рішення про виключення — за винятком порушень незначної тяжкості. Отже, виключення не є автоматичним, і від нього можна захиститися; тим більше, якщо захист готує уповноважена особа, яка під час прийняття справ повторно перевірила структуру.

Однак про одне потрібно сказати відверто: провадження буде завершено, навіть якщо компанія тим часом добровільно виключиться з реєстру, — уникнути наслідків шляхом виключення не вдасться. Наслідки виключення суворі: два роки без можливості нової реєстрації та дискваліфікація члена статутного органу відповідно до Торговельного кодексу Словаччини (Obchodný zákonník). Саме тому справи варто прийняти якомога швидше після виникнення проблеми, а не тоді, коли рішення вже ухвалено.

Іноземна структура — виправлення перевірки «лише до першого рівня»

Кінцевий бенефіціарний власник — це завжди фізична особа, яка фактично здійснює вирішальний вплив на партнера або контролює його, а не перша компанія у структурі. Тому у випадку чеської чи іншої іноземної материнської компанії потрібно перевірити й рівні над нею: хто нею володіє, хто має право призначати органи, хто діє узгоджено. Прийняття справ — природна можливість виконати цю роботу належним чином. Для груп із чеськими ланками перевагою є те, що ми безпосередньо працюємо з чеськими реєстрами та документами, а також зареєстровані в Чеській палаті адвокатів.

Що залишається незмінним

Заміна уповноваженої особи не є виключенням партнера. Запис у реєстрі залишається чинним, договори з публічним сектором продовжують діяти, а здатність отримувати виконання не переривається. Заяву про внесення зміни подає нова уповноважена особа разом із перевіркою ідентифікації, виключно в електронній формі — закон не вимагає для цього згоди чи сприяння попередньої особи. Якщо попередня уповноважена особа співпрацює, це прискорить процес; якщо ні, це його не зупинить.

Після заміни починається звичайний річний цикл обслуговування, описаний на сторінці Реєстрація в RPVS та обслуговування уповноваженою особою, — перевірка станом на 31 грудня, повідомлення реєстраційного органу та моніторинг подій, які потребують перевірки протягом року.