Když se rozhodnutí vedení nevydaří: podklady, zápisy a souhlas společníků jako ochrana statutára

Investice se nevydařila, velký zákazník nezaplatil nebo se akvizice ukázala jako předražená. O několik let později se ptá nový společník, věřitel nebo správce konkurzní podstaty, kdo za ztrátu odpovídá. Soud tehdy posuzuje i to, jak rozhodnutí vzniklo: jaké informace měl statutár k dispozici, zda je zvážil a zda nejednal ve vlastním zájmu. Odpověď musí nabídnout dokumentace z doby rozhodnutí, protože později se už doplňuje těžko.

Prokazovat musí statutár

Slovenský obchodní zákoník ukládá jednatelům obstarat si a při rozhodování zohlednit všechny dostupné informace týkající se předmětu rozhodnutí a nepreferovat vlastní zájmy ani zájmy jen některých společníků před zájmy společnosti (§ 135a odst. 1). Jednatel se odpovědnosti zbaví, jen pokud sám prokáže správný postup:

Jednatel neodpovídá za škodu, pokud prokáže, že při výkonu své působnosti postupoval s odbornou péčí a v dobré víře, že jedná v zájmu společnosti. Jednatelé neodpovídají za škodu způsobenou společnosti jednáním, kterým vykonávali usnesení valné hromady; to neplatí, pokud je usnesení valné hromady v rozporu s právními předpisy, společenskou smlouvou nebo stanovami nebo jde-li o povinnost podat návrh na prohlášení konkurzu.

— Český překlad § 135a odst. 3 zákona č. 513/1991 Zb.

Pro členy představenstva akciové společnosti platí stejné pravidlo (§ 194 odst. 7). Dohody, které by odpovědnost předem vyloučily nebo omezily, jsou zakázány (§ 135a odst. 4) a nárok společnosti může za určitých podmínek uplatnit i její věřitel, v konkurzu správce (§ 135a odst. 5). Souvislosti popisuje otázka, zda jednatel odpovídá za dluhy s.r.o.

Česká úprava stojí na pravidle podnikatelského úsudku. Pečlivě a s potřebnými znalostmi jedná ten, kdo mohl při podnikatelském rozhodování v dobré víře rozumně předpokládat, že jedná informovaně a v obhajitelném zájmu společnosti; ochrana neplatí, pokud rozhodnutí nebylo učiněno s nezbytnou loajalitou (§ 51 odst. 1 zákona č. 90/2012 Sb.). I v Česku nese důkazní břemeno člen orgánu, ledaže soud rozhodne, že to od něj nelze spravedlivě požadovat (§ 52 odst. 2 zákona č. 90/2012 Sb.). V obou státech proto záleží i na tom, jak se rozhodnutí připravovalo, a důkaz o tom má ve sporu předložit statutár.

Co má po rozhodnutí zůstat

Ze zákonných pojmů vyplývá, co má dokumentace zachytit. U informovanosti jde o podklady, které měl statutár k dispozici: finanční údaje, nabídky, srovnání alternativ, posudky nebo právní stanovisko u rizikových kroků. U dobré víry a loajality jde o to, zda někdo z vedení neměl na věci osobní zájem a jak se s tím naložilo. U zájmu společnosti jde o stručné zdůvodnění, proč se zvolila právě tato možnost a jaká rizika se zvažovala.

Formu zákon předepisuje jen zčásti. O zasedání představenstva slovenské akciové společnosti a o jeho rozhodnutích se vyhotovuje zápis podepsaný předsedou a zapisovatelem a každý člen má právo, aby v něm byl uveden jeho odlišný názor (§ 195 obchodního zákoníku). V Česku se odchylný názor člena voleného orgánu, který návrhu odporoval, zaznamená na jeho žádost (§ 157 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.). U jednatelů s.r.o. slovenský zákon zápis z jejich rozhodování nevyžaduje, právě proto se vyplatí sjednat si jej ve vnitřních pravidlech. Odlišný názor zapsaný v době hlasování umožní členovi, který byl proti, později svůj postoj prokázat.

Typickými slabinami jsou dokumentace doplňovaná dodatečně, případně žádná, když se ve firmě rozhoduje ústně, dále balík podkladů bez záznamu, které z nich vedení opravdu zvažovalo, a konečně rozhodnutí, při kterém člen s osobním zájmem hlasoval, aniž by to někde zaznělo.

Kdy pomůže souhlas valné hromady

Na Slovensku jednatelé ani představenstvo neodpovídají za škodu způsobenou vykonáním usnesení valné hromady, jak uvádí citovaná druhá věta § 135a odst. 3. Ochrana má dvě hranice: usnesení nesmí být v rozporu s právními předpisy, společenskou smlouvou nebo stanovami a nevztahuje se na povinnost podat návrh na prohlášení konkurzu. Souhlas dozorčí rady statutára odpovědnosti nezbavuje, což zákon uvádí výslovně v poslední větě § 135a odst. 3 a v § 194 odst. 7. Ve společnosti s jediným společníkem vykonává působnost valné hromady tento společník a jeho rozhodnutí musí být písemné a podepsané (§ 132 odst. 1). Aby se na usnesení dalo spolehnout, má pokrývat konkrétní krok, nikoli obecný záměr, a společníci mají dostat stejné podklady jako vedení.

Česká úprava je opatrnější. Jednatel se řídí zásadami a pokyny valné hromady, jsou-li v souladu s právními předpisy a společenskou smlouvou, ale do obchodního vedení mu nikdo pokyny dávat nesmí (§ 195 odst. 2). Výjimkou je pokyn, o který člen statutárního orgánu kapitálové společnosti sám požádá; zákon však dodává, že tím není dotčena jeho povinnost jednat s péčí řádného hospodáře (§ 51 odst. 2). Vyžádaný pokyn tedy statutára automaticky nezbavuje odpovědnosti. I v Česku se proto vyplatí předložit valné hromadě stejné podklady, z jakých vychází vedení, a zdokumentovat, že je dostala.

Co si nastavit předem

Pravidla se vyplatí zavést dřív, než přijde sporné rozhodnutí: které kroky jde vedení konzultovat s valnou hromadou nebo dozorčí radou, jaké podklady k nim připravuje, kdo vede zápis a kde se dokumentace archivuje. Souvisí to s tím, jak jsou nastaveny limity jednatelů (otázka zda smlouva nad limit zavazuje firmu), jak se řeší neshoda mezi nimi (otázka co dělat, když se dva jednatelé neshodnou) a jakou úlohu má dozorčí rada.

Tato pravidla připravujeme v rámci nastavení orgánů společnosti. Má-li konkrétní rozhodnutí projít přes společníky, připravíme podklady, usnesení i zápis v rámci služby valná hromada a rozhodnutí společníků.