Zápis prokazuje jen podmínky účasti týkající se osobního postavení, tedy bezúhonnost, pořádek v odvodech a daních, absenci konkurzu, oprávnění podnikat a absenci zákazu účasti. Do nabídky stejně patří prokázání finančního a ekonomického postavení a technické či odborné způsobilosti, pokud je zadavatel vyžaduje, a čestné prohlášení o osobách s rozhodujícím vlivem podle § 32 odst. 7. Potvrzení o odvodech a daních si zadavatel může vyžádat dodatečně i od zapsané firmy a zápis se může ztratit dříve, než uplyne jeho platnost.
Firmy, které se zapíšou do seznamu hospodářských subjektů, někdy očekávají, že tím mají podmínky účasti vyřízené jednou provždy. Zápis skutečně ušetří hodně papírování, pokrývá však jen jednu skupinu podmínek. Které doklady nahrazuje a které ne, se vyplatí vědět před první nabídkou, nikoli až po výzvě komise k doplnění.
Co zápis pokrývá
Rozsah zápisu vymezuje slovenský zákon č. 343/2015 Z. z. o veřejných zakázkách poměrně úzce:
Úřad vede seznam hospodářských subjektů, které prokázaly splnění podmínek účasti osobního postavení podle § 32 odst. 1 písm. a) až f) a odst. 2, 4 a 5 a které o zapsání do seznamu hospodářských subjektů požádaly. Hospodářský subjekt může ve veřejné zakázce prokázat splnění podmínek účasti osobního postavení podle první věty zápisem do seznamu hospodářských subjektů.
— Český překlad § 152 odst. 1 zákona č. 343/2015 Z. z.
Jde o bezúhonnost firmy, jejích statutárních orgánů, členů dozorčího orgánu a prokuristů, o nedoplatky na pojistném a daních, o konkurz, restrukturalizaci či likvidaci, o oprávnění podnikat a o zákaz účasti ve veřejné zakázce (§ 32 odst. 1). Zápis je účinný vůči každému zadavateli a údaje v něm se v soutěži neověřují (§ 152 odst. 4). Význam zápisu a doklady, které k němu není třeba přikládat, jsme rozebrali v otázce k čemu slouží zápis do seznamu hospodářských subjektů.
Co zápis nepokrývá
První mezerou jsou ostatní podmínky účasti. Pokud zadavatel vyžaduje finanční a ekonomické postavení nebo technickou či odbornou způsobilost, například obrat, reference nebo kvalifikované lidi, prokazujete je v nabídce stejně jako firma bez zápisu. Zápis se jich netýká.
Druhou mezerou jsou osoby s rozhodujícím vlivem. Podmínku bezúhonnosti musí splňovat i osoba, která má právo za firmu jednat nebo práva spojená s rozhodováním či kontrolou, typicky většinový společník nebo ten, kdo jmenuje většinu statutárních orgánů (§ 32 odst. 7 a 8). Splnění se prokazuje čestným prohlášením se seznamem těchto osob, které je součástí nabídky. Zákon zápis do seznamu navázal na § 32 odst. 1, 2, 4 a 5, nikoli na odstavec 7, proto čestné prohlášení zápis nenahrazuje. Výjimku může zadavatel stanovit jen při naléhavém veřejném zájmu a musí ji uvést v oznámení (§ 32 odst. 10).
Třetí mezerou jsou jiné osoby. Pokud využíváte zdroje jiné osoby k prokázání finančního postavení nebo pokud zadavatel vyžaduje osobní postavení navrhovaných subdodavatelů, prokazuje je každá z nich sama (§ 33 odst. 2 a § 41 odst. 1 písm. b)). Může tak učinit i vlastním zápisem v seznamu; podrobnosti popisuje článek subdodavatel ve veřejné zakázce. A konečně, zápis nesouvisí s registrem partnerů veřejného sektoru; pokud jej zákon od vás nebo od subdodavatele vyžaduje, zadavatel s vámi bez něj smlouvu neuzavře (§ 11 odst. 1).
Daně a odvody na vyžádání
I od zapsané firmy si zadavatel může dodatečně vyžádat aktuální potvrzení zdravotní pojišťovny, Sociální pojišťovny, daňového a celního úřadu (§ 152 odst. 5). Objeví-li se nedoplatek, zákon ponechává prostor k nápravě. Uchazeče nelze pro nedoplatky vyloučit, pokud je zaplatil nebo mu bylo povoleno splácet je ve splátkách, anebo pokud kumulativně nepřesahují dvě stě eur (§ 40 odst. 12). Potvrzení se proto vyplatí mít připravená a sporné nedoplatky vyřešit ještě před lhůtou k podání nabídek.
Zápis se může ztratit dříve
Platnost zápisu je tříletá, ale není nezrušitelná. Úřad firmu vyškrtne, pokud zanikla, pokud o to požádala nebo pokud jí byl uložen zákaz účasti potvrzený konečným rozhodnutím. O vyškrtnutí rozhodne i tehdy, když firma přestala splňovat podmínky osobního postavení (§ 158 odst. 1 a 2), například po prohlášení konkurzu nebo po nástupu člena statutárního orgánu odsouzeného za trestný čin související s podnikáním. Údaje v seznamu úřad aktualizuje i z vlastní činnosti a z informačních systémů veřejné správy (§ 156 odst. 5). Změnu zapsaných údajů, například nového jednatele, musíte úřadu oznámit do 30 dnů (§ 156 odst. 1). Po vyškrtnutí je nový zápis možný teprve tehdy, když zanikne důvod vyškrtnutí (§ 158 odst. 3).
Co doporučujeme
Před každou nabídkou si ověřte, že je zápis platný a aktuální, připravte čestné prohlášení podle § 32 odst. 7 a doklady k ostatním podmínkám účasti. Zápis, jeho prodloužení i oznamování změn vyřídíme v rámci služby zápis do seznamu hospodářských subjektů. Pokud vám chybí reference z předchozí zakázky, pomůže otázka veřejný zadavatel nám nevystavil referenci.
Odpověď je obecnou informací k právnímu stavu k 12. 9. 2026 — nejde o právní službu ani náhradu posouzení konkrétního případu. Vaše situace se může v detailech lišit; pokud si chcete být jistí, projděme ji společně při konzultaci.
